注文

領収書を発行する方法

WORLD SWITCHでは領収書を発行する機能があります。
領収書は納品書やピックリストと一緒に発行が可能です。

領収書表記内容

領収書は下記のような仕様となります。

宛名や会社名など自由に変更をする事が可能です。
表示内容についてはコンテンツテンプレートで行いますので設定の場合は弊社までご連絡下さい。

領収書発行の準備

領収書はお客様のご注文内容に項目がある「領収書」の項目にチェックが入っているご注文が対象となります。

領収書を発行するには、お客様のご注文内容「領収書」の項目にチェックを入れて頂き、
ご希望があれば「宛名」「但し書き」を記入して更新を行って下さい。

※領収書のチェックは一括で入れる事は出来ません。

但し書きにデフォルトで「お品代」が記入されております。
名称のデフォルト値は変更をすることが可能です。
お客様のご指定の文言を入力する事も可能です。
(例)精密機器や商品代など

宛名は自由に設定する事が可能です。
予め空欄の場合にはご注文内容の、ご注文者様やお届け先を指定する事も出来ます。
お客様のご指定の文言があればご入力をお願いします。
※空欄での発行は出来ません。

領収書の発行手順

領収書にチェックが入っているご注文は一覧にアイコンが表示されます。
該当のご注文にチェックを入れて頂き出力を行います。

手続きパネルの中にある帳票出力の領収書にチェックを入れて作成をクリック。

各種帳票の出力

1・出力種別
全画面でチェックが入っている項目が自動入力されています。

2・発行条件
チェックを入れた場合には、一度発行された帳票は出力されないように設定が出来ます。
複数件の領収書項目にチェックが入っている場合でも、チェックを入れた場合一度出力された注文分は除外されます。

問題がなければ発行をクリック。

領収書のプレビューを確認して印刷を行います。

受注:メールステータスについて

受注欄にございます「サ 入 発 他」ステータスについて説明をします。

受注欄:メールステータス

こちらはそれぞれ以下のようなメールカテゴリの頭文字となっており
どのメールを送信したのかがわかるようになっております。

サ:ンクスメール(受注確認メール)
発:送完了メール
入:金OKメール
他:そののメール

発送完了メール」を送ると以下のように表示されます。

メール送信参考画像

 
どのメールがどのステータスに該当するかの設定は
メール > テンプレート管理から該当のテンプレートを選択、
「カテゴリ2」にて選択可能です。

ステータス選択

発送後CSV取り込みのしくみ

各配送会社の送り状を自動で発行できる機能はございますが、
各システムがメンテナンスを行っている場合など、不備があった場合に、「発送後CSV取り込み」もご利用いただけます。

佐川e飛伝やヤマトB2クラウドなどで、送り状を発行した後に、
その送り状をCSVデータで書き出し、それをワールドスイッチに一括反映できる機能になります。

原則、各配送システムからダウンロードしたフォーマットはそのまま使用できます。

そのCSVのしくみ・仕様について、ご案内いたします。
仕様を活用し、別システムからの取り込みも可能です。

佐川e飛伝

ヘッダー項目を判断し、その列を取り込みます。
列数は特に関係なく、下記列のみを読み込むため、最小で2列になります。

  • お客様管理ナンバー = WS表示注文ID (こちらでWS各受注に紐づきます)
  • お問合せ送り状 = 送り状番号

ヤマトB2クラウド

固定列で判断し、その列をそのまま取り込みます。
ヘッダー項目は無視し、ヘッダー無しでも取り込めます。
5列目以降は、省いても問題ありません。

  • 1列目の項目 = WS表示注文ID (こちらでWS各受注に紐づきます)
  • 4列目の項目 = 送り状番号

EMS

ヘッダー項目を判断し、その列を取り込みます。
列数は特に関係なく、下記列のみを読み込むため、最小で2列になります。

  • Invoice number = WS表示注文ID (こちらでWS各受注に紐づきます)
  • EMS item number = 送り状番号・トラッキングナンバー

ゆうパック

ヘッダー項目を判断し、その列を取り込みます。
列数は特に関係なく、下記列のみを読み込むため、最小で2列になります。

  • お客様側管理番号 = WS表示注文ID (こちらでWS各受注に紐づきます)
  • お問い合わせ番号 = 送り状番号・トラッキングナンバー

補足:WS表示注文IDとは

各モールの受注番号ではなく、WSで受注が取り込まれたり、生成された際に連番で振られるIDです。
WS上デフォルト状態では表示がされていませんので、ご注意ください。
WSから送り状データを出力する際には、「お客様番号」として書き出されています。

支払方法の設定方法

WorldSwitchでは、各モールの支払い方法を登録する事で注文画面と
正しく紐づけて表示をする事が可能です。

紐付けにあたり、各モールでの支払い方法の文言は統一して頂けますようお願い致します。

支払方法の新規登録、編集、削除設定手順

注文≫支払方法設定

1・新規登録

「 支払い方法を新規入力 」をクリック

・支払方法登録編集

1.支払方法

各モールに登録をしている支払方法を入力
※文言完全一致の為、モールによって違う場合は登録が必要となります。

2.名称

該当のお支払方法をお選び下さい。
登録がない場合には追加が必要となります。

3.利用条件

お支払い金額に下限、上限がある場合には設定をお願いします。
(例)代金引換払いで300,000円以上を受けない場合。
上限金額に300,000万を入力

・ロゴ画像は現在使用できません。

入力が完了しましたら 「この内容で登録する」をクリック

2・編集方法

変更をする支払方法の編集をクリック

編集が完了しましたら「 この内容で登録する 」をクリック

3・削除方法

削除する支払方法の「削除」をクリック

ポップアップ画面のOKをクリック

削除完了後は復旧出来ませんので慎重に操作下さい。

ヤマトB2の伝票がワールドスイッチから直接印字できるようになりました

ヤマト運輸のB2クラウドをご利用の方向けに機能を追加いたしました。

これまで、ヤマトの送り状用csvをダウンロードし、B2に読み込んで印字していた作業がこれからは1クリックで完了します。

また、送り状番号も自動で取得しますので、「発送後CSV取り込み」作業も必要ありません!

 

ご利用までの流れ

ビジネスメンバーズアカウントの設定

B2クラウドでお使いのビジネスメンバーズのお客様コードとパスワードをワールドスイッチの該当箇所に入力してください。

 

入力箇所

メインメニュー>基本設定(画面右上)>会社設定>ヤマト設定

※用紙設定などはB2クラウドの設定が引き継がれます。

送り状ラベルの印刷方法

1.配送伝票印刷画面を開きます

これまで同様に、受注一覧から該当の注文のチェックを入れて送り状ダウンロードを選ぶか、注文詳細画面から送り状発行を行います。

 

《受注一覧から印字する場合》

《受注詳細から印字する場合》

 

2.PDFを表示・ダウンロードし印刷します

1.「PDFをダウンロード」を選ぶと送り状のイメージがダウンロードされます。

2.「PDFをブラウザに表示」を選ぶとブラウザから直接印刷ができます。

3.これまで通りB2クラウドから印字する場合は「csvをダウンロード」を選択して下さい。

 

ダウンロードされたPDFもしくは表示された印字イメージを印刷してご利用ください。

3.ダウンロード・印刷が完了しますと送り状番号が取り込まれます

注意)同じ操作を何度も行いますと、最新の番号を上書きしますので、既に送り状を印字して商品に貼り付けた後は十分にお気をつけください。

この時点ではワールドスイッチへ送り状番号の取り込みを行うだけで、発送通知や送り状番号のモールへの連動はこのタイミングでは行いません。

B2クラウドにも印字操作の回数分だけ発行履歴が残ります。

 

ご利用にあたっての注意点

1.宅急便コンパクトやネコポスも利用したい

これまで宅急便のみを利用していたが、新たに宅急便コンパクトやネコポスも利用したいといった場合には、ワールドスイッチ上で設定が必要となります。

また、配送方法設定で宅急便コンパクトを設定してあるが上手く印刷されない場合などといった場合も出力の設定が必要な場合がございます。

その際は弊社サポートスタッフまでご連絡ください。

 

2.送り状の品名1に order_id:〇〇〇〇 の文言が追加されます

送り状番号の自動取得のために、品名1に「order_id:〇〇〇〇」が追加されます。

そのため品名1の文字数がオーバーしてエラーとなる場合がございます。

その際は品名2にこれまでの品名1を表示させるなどの設定変更を行わせていただきますので、弊社サポートスタッフまでご連絡ください

 

3.プリンターを変更した場合(インクジェットからレーザーへ等)

ワールドスイッチ上での送り状印字イメージはB2クラウドでの設定が反映されます。

プリンターを変更する場合などはB2クラウドの設定の見直しをお願致します。

DHL送り状発行でエラーが出る

1.DHL送り状発行で郵便番号が正しいのにエラーになる場合

DHL発送でお客様の郵便番号は正しいものが入っているのに
以下のようなエラーが出る場合があります。

Invalid postal code of a consignee. Please provide a valid postal code for a consignee and resubmit.

こちらのエラーが出た場合は、お客様が登録された郵便番号と、DHLで定められている郵便番号の
出力方法が誤っている場合がほとんどになります。

例:

スウェーデンにお住いのお客様が、

5桁の郵便番号を「00000」のように登録されていらっしゃいますと

WORLD SWITCHへも「00000」として取り込まれ、送り状にもそのまま出力がされますが

DHLでは「000 00」左記ようにスペースがないとエラーになります。

各国の郵便番号の出力方法は以下リンク先にございますので、ご確認ください。
オレンジ色が数字、緑色がアルファベットを表しており、それぞれ「-」か「スペース」かなどの表記になります。

http://www.dhl.com.tw/content/dam/downloads/tw/express/forms/postcode_formats.pdf

2.DHL送り状発行で住所の文字数オーバの場合

DHLの送り状発行の際、「町名・番地・建物名」の住所が長すぎると
以下のようなエラーが出ます。

In element ‘AddressLine’ :
Value ‘(お客様住所)’ with length ’99’ exceeds maximum length facet of ’45’.. at
line 28, column 134

AddressLine(町名・番地・建物名)は最大、45文字までとなっており、
45文字を越えるとエラーが出ます。

そういった場合は、お客様の住所に「,」を挟むことにより、AddressLineが2行に分かれますので、
上記エラーが出ました場合は、「町名・番地・建物名」を「,」で区切ってください。

3.市区群が正しくないとエラーになる

モールによっては、住所記入欄が自由入力になっている為、誤った内容のまま受注されることがあります。

よくあるエラーは、WS受注項目「市区群」に余計なテキストが含まれており、エラーが発生するというパターンです。
「市区群」欄に「市区群」以外のテキストが含まれる場合は、エラーで送り状の出力ができませんので

  1. DHL送り状発行で郵便番号が正しいのにエラーになる場合
  2. DHL送り状発行で住所の文字数オーバの場合

以外のエラーの場合は、一度「市区群」が正しいかのご確認もお願いいたします。

同梱処理について

WSでは同モールで、別々に注文された商品を同梱することが出来ます。

同梱処理図解

同梱処理をするには、まず「同梱設定について」から、同梱の設定してください。

同梱設定について」で設定した項目と一致したものがあれば、
受注一覧のひとことメモに「★同梱可能な受注あり」という文言が出てきます。

同梱可能な受注あり

「★同梱可能な受注あり」をクリックしていただくと、同梱可能な受注一覧がポップアップウィンドウで開きますので、どの注文を親注文とするか、どの注文を同梱するかをチェックし

「チェックしたものを同梱する」ボタンを押すと同梱完了です。

同梱可能な受注あり

楽天ペイ受注をご利用されている場合の注意点

楽天で従来の受注をご利用の場合は、WSで同梱をした注文はRMS側でも同梱処理が行われ、
一つの注文にまとめられますが、楽天ペイ受注をご利用の場合は、WSで注文を一つにまとめてもRMSの注文はまとまりません。
その代わり、発送日・荷物番号がそれぞれの注文に反映されます。

同梱設定について

WSでは同モールで、別々に注文された商品を同梱することが出来ます。

同梱をする為に、まず「注文 > 同梱設定」から同梱の設定を行ってください。

例:

同梱設定 上部

・一致条件

上記画像のように、お客様の「お名前」「メールアドレス」「注文者住所」の3項目がOnになっている場合は、
「お名前」「メールアドレス」「お届け先住所」が一致していると同梱対象になります。

・対象外の条件

「ヤフーIDが異なる場合」が「Off」になっていると、ヤフーIDが一致していないと同梱は出来ません。
「On」になっているとヤフーIDが異なっていても、「一致条件」で設定した条件が一致していれば同梱可能です。

・対象外のステータス

上記画像のように、「入金待ち」「処理済」「キャンセル」にチェックが入っている場合は、
ステータスが「入金待ち」「処理済」「キャンセル」のものは同梱できません。

同梱設定 下部

・期間設定

設定が「注文日より【1】日以内」の場合、1日の間に同梱条件が一致するお客様が購入されたご注文を同梱させることが出来ます。

・基準時間

例:期間設定が「1日」で基準時間が「00:00」の場合だと、「00:00」から24時間のご注文分を同梱できます。
 基準時間が「03:00」の場合は、「03:00」から24時間なので、03:00から翌日の02:59:59までのご注文分を同梱出来ます。

・同梱時に送料再計算処理を実行

「Off」の場合は、全てのご注文分の送料が加算されてます。

・同梱時に代引き方法と手数料再計算処理を実行

「On」の場合は、代引き手数料が再計算されます。

・同梱時の送料

最も高い送料で再計算するか、送料を全て合計するか、何も計算しないかをお選びいただけます。

全ての設定が完了したら、「この内容で登録」するボタンで登録をして完了です。

米国の売上税(Internet Sales Tax)による影響について

アメリカでは州によって、ECサイトなどで取引が行われた場合、取引税を買い手から徴収し、
ECサイト運営者からその納税をすることが義務づけられています。

それにあたり、イーベイ・ペイパルでも取引時に、
売上税(Internet Sales Tax)として自動的に徴収し、
納税をされています。

特にセラー(売り手)として何かする必要はありません。

WSではこの売上税を現在表記しておらず、
今後のバージョンアップにより、より正確な内訳を取得予定です。

そのため、注文住所によっては、ペイパル管理画面上
請求内訳で売上税表示がされており、
ワールドスイッチでの入金金額と差額がありますが、
実際の請求額は問題ありませんので、ご安心ください。

売上税を省く、セラーからの請求額と入金額に差異がある場合は、
従来通り、「差額あり」アイコンが表示されます。

ご確認・ご活用の程、よろしくお願いいたします。

受注一覧表示の仕様変更

ver.1.36.0より、受注一覧ページの仕様変更が行われました。

新機能や、項目の配置が変更になっているのでご注意ください。

 
旧画面

受注一覧旧画面

 
新画面

受注一覧新画面

 

タブ切り替えと、ステータス

手続きパネル、送り状データダウンロード、注文データダウンロード、入金データダウンロード

以上4つの項目がタブで切り替え可能です。

また、ステータスという項目も増えました。

ステータス

 
以下でステータスについての説明を行います。

 

1:お届け先

  • 左側の車(トラック)アイコンをクリックで、国内配送の絞り込み
  • 右側の飛行機アイコンをクリックで、海外配送の絞り込み
お届け先

 

2:折り返し

  • 左側のアイコンをクリックで、テキストの折り返し
折り返し

画面サイズに全ての項目が収まります。

 

  • 右側のアイコンをクリックで、テキストの折り返しなし
折り返し

スクロールバーが出現するので、右側へスクロールすると全ての項目が見れます。

 

3:文字サイズ

小・中・大の3種類からお選びいただけるようになりました。
注文画面を閲覧しやすいサイズに変更してください。

文字サイズ

 

4:受注一覧印刷

受注一覧ページを印刷することが可能です。

受注一覧印刷

 

5:列の編集

こちらの列の編集で、受注一覧に表示したい項目を編集することが可能です。

受注一覧印刷

 
必要のない項目を「レイアウトする項目」から選択し、「レイアウトしない項目」へ移動をさせたり

順序を入れ替えることが可能になりました。

受注一覧印刷

必須項目に関しましては、「レイアウトしない項目」に移動させることは出来ません。

 

6:メールステータスについて

以下をご覧ください。

受注:メールステータスについて