メール

受注:メールステータスについて

受注欄にございます「サ 入 発 他」ステータスについて説明をします。

受注欄:メールステータス

こちらはそれぞれ以下のようなメールカテゴリの頭文字となっており
どのメールを送信したのかがわかるようになっております。

サ:ンクスメール(受注確認メール)
発:送完了メール
入:金OKメール
他:そののメール

発送完了メール」を送ると以下のように表示されます。

メール送信参考画像

 
どのメールがどのステータスに該当するかの設定は
メール > テンプレート管理から該当のテンプレートを選択、
「カテゴリ2」にて選択可能です。

ステータス選択

共有メール機能について

ワールドスイッチの「メール」機能は、業務効率化・システム一元化を加速させる
『メールをまとめて管理できる共有メール機能』です。

各店舗様それぞれにご用意するメールアドレスに転送いただくだけで、
そのすべてのメールを取り込み、対応することができます。

大量のメールもわかりやすく整理し、見落とし防止やスタッフ間のやりとりをスムーズにできるため、
業務効率化と共に、お客様対応の品質を向上させることが可能です。

しくみ

店舗様専用「共有メール」取り込みメールアドレス
info.****@world-switch.com
にご希望のメールを転送してください。
(メールアドレス発行の案内は、ご契約者様にご連絡しております)

 

機能一覧

 
ステータス管理 各メールの対応状況を共有できます
担当者管理 利用するメンバーを担当者として割り振れます
対応履歴 いつ、だれが開封・返信したか確認できます
メモ機能 メール1通1通にメモを残せます
フラグ管理 重要、注意のフラグを立て、確認ができます
詳細検索 フラグや担当者、期間や件名などで絞り込み検索可能
フォルダ設定 自由にメールフォルダを作成できます
振り分け設定(フィルタ) 指定した条件で、担当者やフォルダに振り分けできます
楽天あんしんメルアド 楽天あんしんメルアドに対応しています
イーベイメッセージ イーベイの問い合わせ等メッセージ機能と連携しています
自動翻訳機能 メールの内容をワンクリックで翻訳できます
テンプレート 受注と共通のひな形を登録・呼び出しができます
HTMLメール受信 HTML形式のメールを受信し、翻訳表示も可能です

ステータス管理

>>メール>メール管理

ステータス管理タブ


受信したメールにつきまして、対応状況に応じてステータス管理することができます。

ステータス変更場所


ステータスを設定するには、メールボックス一覧で対象のメールをチェックして、
最下部にある「対応ステータス」で選択し「保存」することで設定したステータスの
タブでメールを管理することが可能です。
フォルダに振り分けて管理するよりも、タブの移動で一覧が見れるため管理がラクになります。

担当者管理

>>メール>メール管理

WS内のメンバーを担当者として割り振れます。
メール受信一覧で、誰が対応中なのかが一目でわかります。
担当者以外の方は内容を確認する必要がなく、利用するメンバーが多い企業などでは特に活用される機能です。

 

対応履歴

メールの開封時やステータスの変更やフォルダの移動など、全ての動作についてワールドスイッチがメンバーや日付など自動で履歴を保存します。
メール詳細画面を開くと、そのメールがいつ・誰が・何をしたかを確認できますので、お問い合わせに対して返信漏れがあった場合など、迅速に担当者に確認することが出来ます。
尚、自動で保存されている履歴を削除することは出来ません。

 

メモ機能

メール1通1通にメモを残せます。

メール詳細画面を開いた際のコントロールパネルのメモ欄に自由に入力ができます。

メモの内容はお客様に送信されることはございません。

また、メモを残したメールは一覧画面で下記のようにグリーンの吹き出しマークが付きます。

吹き出しマークにマウスカーソルを合わせることで、メールを開くことなくメモの内容を確認することができます。

各モールのお問い合わせやヤフオク!の質問なども一元管理が可能となりますので、問合せ漏れや質問回答漏れなどを防ぐことができます。

 

フラグ管理

他のメール管理ソフトと同様に、注意しなければならないメールに対して

重要、注意のフラグを立てることができますので、対応漏れを防ぐことが出来ます。

メモと併用することで、より確実な対応が可能となります。

 

詳細検索

フラグや担当者、期間や件名など様々な条件でメールの絞り込みが検索可能です。

 

通常、検索条件設定画面は上図のように閉じた状態ですが、右側の矢印をクリックすることで、検索条件を設定する項目が開きます。

 

ステータスや担当者でも検索が出来ますので、探したい文言などキーワードで検索しても見つからない場合などは、条件の絞り込みを行うことで少ない候補の中から目当てのメールを見つけ出すことが可能となります。

 

フォルダ設定

メールボックス内には自由にメールフォルダを作成できます。

また、初期設定として導入各社様がお使いになるモールに対応するフォルダの作成と自動振り分け設定がされております。

新しくフォルダを作成する場合は、

メール > フォルダ設定

を開きます。

フォルダの一覧が表示されます。

新規追加の場合は、最下部の「追加のデータ」欄に入力します。

①メールフォルダのIDを指定します。基本的に連番で問題ありませんが、カテゴリごとにルールを決めて分かりやすいIDにしても良いかと思います。

デフォルトで設定してあるメールフォルダのIDを参考にしてもいいでしょう。

重複したIDは登録できません。

②フォルダの名称を登録します。分かりやすい名称がいいでしょう。

③親フォルダを指定することができます。

上図の場合、「楽天市場」が親フォルダとなり「A.ご注文内容確認」「B.商品一括編集」がサブフォルダとなります。

ツリー構造にすることで効率よくメールを整理することが出来ます。

④表示順序を数字で指定します。数字の若い順から並び替えを行います。

サブフォルダについてはその親フォルダ内での並び替え順序となります。

 

振り分け設定(フィルタ)

受信したメールは指定した条件で、担当者やフォルダに振り分けできます。

こちらもフォルダと同様に初期状態である程度設定されていますので、そちらを参考に新しく作ったフォルダに設定してみてください。

設定方法は

メール > フィルタ管理 から設定できます。

フィルタ管理を開いたら、一番下に新規登録がございます。

ここでは例として、予め登録してあるID:302「【楽天】注文内容ご確認」を見てみましょう。

①作成するフィルタのIDを入力します。フォルダと同様にわかりやすいルールで番号を振ると管理がしやすいと思います。

②フィルタの名称を設定してください。こちらもわかりやすい名称をつけましょう。

③優先度を設定します。作成するフィルタによって、複数のフォルダへの振り分可能な条件が生じた場合、優先度が高い(番号の若い)フィルタが適用されます。

④条件を設定します。

まず、「以下の全ての条件を満たす」か「以下のいずれかの条件を満たす」いずれかを選択し、続けて「対象」・「内容」・「一致」など条件を設定していきます。

⑤上記条件が合致した場合に振り分けるフォルダを指定します。

削除したいメールを振り分ける場合は「ごみ箱」を指定します。

⑥振り分けた際にフラグを設定できます。

⑦対応ステータスも同時に設定することができます。

⑧担当者も割り当てることができます。

 

一度設定したフィルタを編集したい時はフィルタ一覧の右側の「設定」をクリックし、一覧画面の最下部までスクロールします。

 

楽天あんしんメルアド

楽天あんしんメルアド(マスクアドレス)の送受信に対応しています。

ワールドスイッチから楽天会員様へ送信する場合、楽天メール用の送信アカウントを選択いただくことで、あんしんメルアドに対応したメールを送信することが可能です。

また、受注作業の際は楽天会員様へは自動的に楽天あんしんメルアド対応のメール送信を行う設定をしておりますので、特に楽天と意識することなく受注作業を進めることができます。

楽天市場の設定をする際、メールアカウントの初期設定もサポートデスクにて行いますので、下記項目も忘れずにご入力をお願い致します。

メール設定に必要な項目

モール設定 > 楽天市場店

●楽天あんしんメルアドサービス SMTP AUTH ID
●楽天あんしんメルアドサービス SMTP AUTH パスワード

 

イーベイメッセージ

イーベイでの問い合わせなど、メッセージ機能と連携しています。

 

 

自動翻訳機能

メールの内容をワンクリックで翻訳できます。

ワールドスイッチの翻訳機能はメール送信時にもワンクリックで翻訳ができます。さらに、翻訳した英語を再び日本語に翻訳した結果も表示されるので、違和感の大きな英文で回答してしまう事を減らす事ができます。

メール作成

1新規でメール作成画面を立ち上げ、メール内容を入力します。

2新しくウィンドウが立ち上がり、英訳結果が表示されます。

3右側には訳文の日本語訳も表示されますので、表現がおかしければ、原文を修正し、再度「翻訳する」をクリックし、適切な英文を作成します。

右側には訳文の日本語訳も表示されますので、表現がおかしければ、原文を修正し、再度「翻訳する」をクリックし、適切な英文を作成します。

 

英語でのメールを受信した場合

1メール本文右上の「翻訳する」をクリックすることで、英文の上部に日本語訳が表示されます。

下記の日本語訳が英文の上部に青文字で表示されます。

ワールドスイッチをお使い頂ければ、越境ECで不安だった顧客とのやり取りについても、あまり不安を感じずに行う事ができます。

積極的に海外の顧客とコミニュケーションをとることで売上アップにもつながりますので、海外ユーザーからのお問い合わせにはしっかりと応えていきましょう。

 

テンプレート

ワールドスイッチには予め受注処理で便利なメールテンプレートが豊富に登録されています。

そのままでも問題なくお使い頂けますが、独自のメールに修正することも可能です。

テンプレートは

メール > テンプレート管理 から呼び出し・編集が可能です。

例として注文確認メールを表示してみます。

注文確認メールをクリックすると、下記のように表示されますので必要に応じて修正していきます。

ワールドスイッチのメール機能は、タグによって分岐が可能となるため、様々な支払い方法や配送方法などがあっても、一つのテンプレートで対応可能な点が他のメール管理サービスと異なる点です。

分岐の方法などにつきましても、少々プログラミングの経験があればすぐに使いこなせますが、簡単なプログラムとなりますので、初めての方でも慣れてくればテンプレートを参考にいろいろ設定ができるのではないでしょうか。

もちろん、初期導入の際にはサポートに依頼頂ければなるべくご希望に添う形で設定させていただきます。

 

HTMLメール受信

メールマガジンなどで配信されるHTML形式のメールを受信し表示することができます。

また、翻訳表示も可能です。

発送完了メールの自動送信設定

WorldSwitchでは、注文一覧画面よりステータスを「処理済」に移動させますと、自動で発送完了メールが送信されます。

▼「処理済」への一括移行によるアクションについてはこちら

注文ステータス「処理済」への一括移行によるアクション

自動で発送するテンプレートは、以下の方法で設定が可能です。

1.ヤフオク以外のモールのテンプレート設定

システム>パラメーター設定

以下の定数名の箇所で日本語のメール、英語のメールをそれぞれ設定可能です。

 

・DELIV_COMP_MAIL_JA   発送完了メールテンプレート(日本語)

・DELIV_COMP_MAIL_EN  発送完了メールテンプレート(英語)

 

入力する値は、メールテンプレートのIDです。IDは以下の画面でご確認ください。

システム設定>マスタデータ管理>mtb_mail_template

入力出来ましたら、最下部の「この内容で登録する」ボタンをクリックしてください。

 

2. ヤフオクの発送完了メール

ヤフオクの発送完了メールは、モール設定>ヤフオク の緑のボタンより設定します。

ボタンをクリックしますと「ヤフオク設定フォーム」に移動しますので、「6.自動配信メール」をクリックしてください。

「発送完了メール」のプルダウンよりテンプレートを選択し、保存してください。

 

送信メールアカウントの設定

受注管理や問い合わせ管理など、ワールドスイッチからメールを送信する際は、メールアカウント設定が必要です。
幾つでも登録できますので、モール別に使用するメールアドレスを変更することが可能です。

楽天市場については、「楽天あんしんメルアド」というメールフィルタ機能がありますので、パスワードなどの確認画面は別途ございます。

該当ページ
メインメニュー>メール>アカウント設定

新規追加

1.「新規追加」ボタンを押してください。
2. 画面下にフォームがありますので、各項目の該当箇所を入力してください。

ID 任意のIDです。半角英数字で入力してください。
重複したIDは登録できません。
アカウント名 ワールドスイッチの中で表示させる名前です。
送信されるお客様には表示されません。
メールアドレス 現在ご利用されているご希望のメールアドレスを入力してください。
送信時表示名称 送信されるメールアドレスの「送信元」先頭に表示される名前です。
店舗名などを記載されることが多いです。
SMTPサーバ名〜POPパスワード 各メールサーバーの設定
POP情報は原則不要ですが、サーバーによっては入力が必要な場合があります。

3.「この内容で登録する」を押して、反映されます。
メール機能から送信テストをしていただき、実際の動作確認をお願いいたします。

編集

メールアドレスの一覧から該当のものの「編集」をクリックすると、画面下に登録されている現状のデータが表示されます。
任意の項目を編集し、「この内容で登録する」を押し、反映してください。


楽天あんしんメルアドの場合

こちらの手順で、ID・パスワードの確認をお願いいたします。
http://wasab.net/howto/worldswitch/setting/rakuten-mail/

入力情報は下記になります。

SMTPサーバー名 sub.fw.rakuten.ne.jp
SMTPポート番号 587
認証タイプ SMTP認証
SMTP認証アカウント 店舗IDです。
SMTP認証パスワード 各店舗に設定されたパスワードです。
SMTP認証方式 自動判定
POPサーバ名 以下 入力不要です。

WORLDSWITCHのメール機能・設定について

WORLDSWITCHのメール機能と、受注機能の連携とついてまとめました。

メールの転送設定が出来ていないと、受注情報を取り込むことが出来ませんので、必ずご設定お願い致します。

 

①転送設定

各モールに登録しているメールアドレスから「info.<御社のアカウント>@world-switch.com」への転送設定をして頂く必要があります。

②フィルタ設定

転送されたメールを各モール別、メールの種類別に自動振り分けをするための設定です。デフォルトで設定しておりますが、カスタマイズも可能です。

③受注情報取得

フィルタで分類されたメールから受注関連のメールを認識し、各モールの受注情報へアクセスします。

④受注情報を取込みます。